cdestem.com

一般工资控制

考虑到几乎所有薪资系统都使用以下控件的选择，而不管计时信息如何累积或如何给雇员付款：

• 审计。让内部审核员或外部审核员对工资核算功能进行定期审核，以验证工资核算是否正确计算，被薪雇员是否仍在公司工作，时间记录是否正确累积等等。

• 变更授权。仅当雇员已提交书面并签名的要求公司这样做时，才允许更改其婚姻状况，预扣津贴或扣除额。否则，没有证据表明员工希望进行更改。同样的控制适用于经理要求的任何工资率变更。

• 变更追踪记录。如果要使用计算机化工资单模块在内部处理工资单，请激活变更跟踪日志，并确保仅通过受密码保护的界面才能访问该日志。该日志将跟踪对薪资系统所做的所有更改，这对于跟踪错误或欺诈性条目非常有用。

• 错误检查报告。通过运行报告可以发现某些类型的工资错误，这些报告仅显示不属于工资结果正态分布的项目。这些可能并不都表示某些错误，但是对于所报告项目而言，潜在错误的可能性更高。薪资经理或不参与薪资活动的第三方应运行并查看这些报告。

• 支出趋势线。在财务报表中查找与薪资相关的支出的波动，然后调查波动的原因。

• 向主管发出付款报告。向每个部门主管发送给员工的付款清单，并要求对其进行检查以查看正确的付款金额和不熟悉的姓名。他们可能会确定正在向不再在公司工作的员工付款。

• 限制对记录的访问。不使用时，请始终锁定员工文件和薪资记录，以防止未经授权的访问。如果这些记录在线存储，请使用密码保护。这种预防措施不仅是为了防止某人访问其他员工的记录，而且是为了防止对记录进行未经授权的更改（例如薪水费率）。

• 职责分离。让一个人准备工资单，另一个人授权它，另一个人创建付款，从​​而降低欺诈的风险，除非多个人合谋这样做。在没有足够人员来适当分工的较小型公司中，至少要坚持要求有人审核并授权工资单，然后再将付款发送给员工。

工资核算控制

以下可能的控件列表解决了以下问题：缺少时间表，工作时间不正确以及工资计算不正确。他们是：

• 自动计时系统。根据具体情况，考虑安装计算机时钟。这些时钟具有许多内置控件，例如仅允许员工按指定的班次进行上班或下班，不允许在没有监督超控的情况下加班，以及（对于生物识别时钟）消除了好友打卡的风险。另外，您应将这些时钟生成的任何异常报告发送给主管，以供审核。

• 计算验证。如果您是手动计算工资，则请第二个人验证所有计算，包括工作时间，使用的工资率，扣税额和预提税。与发起计算的人相比，第二人更可能进行仔细的检查。

• 工时验证。始终让主管批准员工的工作时间，以防止员工收取比他们实际工作更多的时间。

• 将薪资册与支持文件匹配。工资登记册显示总工资，扣除额和净工资，因此也是一个很好的摘要文档，从中可以追溯到支持文档以进行验证。

• 将时间卡与员工列表匹配。员工很有可能无法及时上交时间表，因此无法获得报酬。为避免此问题，请在薪资处理开始时打印在职员工的列表，并在收到他们的时间表后检查列表中的姓名。

• 加班工作验证。即使您不要求主管批准员工的工作时间，至少也要让主管批准工作的加班时间。与这些时间相关的是薪水溢价，因此公司的成本较高，员工要求获得这些费用的诱惑也较高。

• 支付变更批准。考虑不仅要求为员工薪水变动提供批准签名，而且还要求两个签名–一个由员工的主管人员签署，另一个由下一更高级别的主管人员签署。这样做可以降低更改工资率时发生合谋的风险。

支票付款控制

当您向员工支付支票时，需要采取多种控制措施来减轻欺诈和各种错误的风险。关键控件为：

• 更新签名授权。 当支票签署人离开公司时，请将其从授权的支票签署人名单中删除，然后将此信息转发给银行。否则，他们仍然可以签署公司支票。

• 向员工进行手工支票。在可能的情况下，直接将支票交给员工。这样做可以防止欺诈，这种情况是发工资的职员为幽灵员工创建了一张支票，然后将其装在口袋里。如果控制效率太低，请考虑偶尔手动分发支票。

• 锁定未分配的薪水。如果您直接向员工发放薪水支票，但没有人在场，则将其支票锁定在安全的位置。否则，这种支票可能会被盗并兑现。

• 匹配地址。如果公司将支票邮寄给员工，则将支票上的地址与员工地址匹配。如果有一张以上的支票要寄到同一地址，则可能是因为工资单的职员将非法雇员的假付款发送到了他或她的地址。

• 工资支票账户。您应该从单独的支票帐户向员工付款，并且仅以支票支付的金额为该帐户注资。这样做可以防止某人欺诈性地增加现有薪水支票的金额或创建全新的支票，因为帐户中的资金不足以支付变更后的支票。

您可能会发现多个控件相互支持，因此，多个控件会产生重叠的效果。在这些情况下，您可能可以安全地删除一些控件，因为他们知道其他控件仍然可以减轻损失的风险。