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凭证是描述并授权向供应商支付责任的内部文件。它是手动付款系统中最常用的一种，它是控制系统的一部分。凭证通常包含以下信息：

• 供应商的识别号

• 应付金额

• 付款日期

• 用于记录负债的应付账款

• 任何适用的提早付款折扣条款

• 批准签字或盖章

凭证信息可以组合成一个小包，其中基本凭证文档将附加到供应商发票，收据证据和采购订单中。该数据包可用于将相关单据保存在一个地方，并且更易于证明和审核应付账款交易。

在收到供应商的发票后创建凭证。当向供应商支付支票或电子付款时，它会盖章“已付”，然后连同所有支持文件一起存档。

如果将凭证用于所有应付账款，则可以汇总其总计以确定未付应付账款总额。在计算机系统中，此功能不是必需的，而是使用帐龄应付款报表。

如果仅应计负债（没有供应商发票），则不会创建凭证。同样，工资单过程中不使用凭证。