如何建立应付帐款系统

应付帐款系统以有组织的方式支付业务账单。该系统的目标是及时付款，并向正确的供应商支付正确的金额。可以使用以下步骤来建立这样的系统：

选择软件。购买现成的会计软件包，其中包含应付帐款模块。寻找诸如可以为每个供应商设置标准付款信息，发现重复发票，利用提前付款折扣以及进行电子付款等功能的标准功能。
建立供应商。在软件中输入供应商主文件的名称，地址，付款条件和适用于每个供应商的默认总分类帐费用科目。
输入发票。将每张发票输入应付帐款系统。这样做包括输入发票日期（而非收货日期）和应付金额。
批准发票。创建一个系统，以使经理可以在每个供应商发票到达时分别批准它们，或者使用否定批准，其中经理只需在不批准付款时通知应付款人员。可以将工作流管理系统集成到系统中，以跟踪批准的状态。
安排付款。进行测试运行，以从软件中打印所有应付款的发票清单，并验证报告是否包括在选定日期范围内应付款的所有发票。
测试检查运行。在软件中检查所有批准的付款，并打印一批支票以支付这些发票。确保系统仅支付所选的支票。
签收支票。指定一个人作为主要支票签名人，并指定另一个人作为备用支票签名人。在检查每张支票所附的备份文档时，将这些人员的职责告知他们。

前面的步骤介绍了如何通过应付帐款系统处理应付帐款的基本操作。可以将以下附加项合并到其中：

三向匹配。可能需要使应付账款职员的供应商发票与公司的相关采购订单和任何接收单据相匹配。可能需要进行此匹配，以确保企业仅支付经过适当授权和接收的商品。
费用报告。设置一个系统，要求员工提交费用报告表格，该表格附有他们所购买的任何物品的收据。该系统可能包括一套差旅政策，规定将要报销的费用。
采购卡。建立一个系统，在该系统下，向选定的雇员发放采购卡，这些雇员被授权代表公司使用这些卡进行采购。包括检查卡对帐单中是否有错误，以及将经过全面检查的对帐单提交给应付账款员工以进行付款处理的过程。

可能还需要在应付账款系统中添加一系列控制措施，以减少支付过多款项的风险。