三向匹配
三向匹配是一种支付验证技术,用于确保供应商发票有效。当应付账款部门从供应商处收到发票时,它匹配以下信息:
供应商发票上的信息是采购部门已转发给它的相关采购订单的副本。采购订单说明了公司同意购买供应商发票上注明的商品或服务的数量和价格。
供应商开具发票,以将收货单据由收货部门转发给会计部门,以确保已收到货物,数量正确且状况良好。
因此,“三向匹配”概念是指匹配三个文档-发票,采购订单和接收报告-以确保应付款。该程序用于确保仅补偿授权的购买,从而防止由于欺诈和粗心而造成的损失。
如果此三向匹配显示供应商发票状况良好,则应付帐款人员处理发票以进行付款。如果没有,工作人员会就发现的任何问题与供应商联系,这可能会导致供应商开具经修订的发票或贷项凭证。
三向比赛概念确实有问题。这是非常劳动密集型的,并且可能难以累积所需的信息,这可能导致在应付账款员工搜索丢失的信息时延迟付款。延误会惹恼供应商,也阻止公司提早付款折扣。您可以通过以下方式使三向匹配更加有效:
从匹配要求中排除小额和经常性发票。
如果供应商发票中列出的价格和单位在采购订单中指定的数量的百分之几以内,则允许应付帐款人员批准发票。
还有一些自动的三向匹配解决方案,要求使用完全集成的企业资源计划系统,但是即使这些解决方案也将启动一些自动解决方案失败的交易,需要对差异进行人工调查。这些自动化系统是如此昂贵,以至于对于小型企业而言,它们并不是可行的解决方案。