应付账款控制
应付账款控制用于减轻应付账款功能中的损失风险。应付账款控制汇总为三大类，分别是验证企业的付款义务，将应付账款数据输入计算机系统以及向供应商付款。控件如下：
支付控制义务
支付义务的验证可以通过几种可能的控制措施之一来完成。他们是：
发票核准。有权授权付款的人表示已批准供应商发票。但是，如果批准者仅看到供应商发票，这实际上是一个相对较弱的控制，因为无法知道是否收到了货物或服务，或者所收取的价格是否是公司最初同意的价格。批准者可能还想知道将向哪个总分类帐帐户收费。因此，最好让应付款管理人员将供应商发票组装，授权采购订单并接收文件打包，然后在发票上盖上包含要收费帐号的签名框，然后进行批准复习一下。这种方法为审阅者提供了非常完整的信息集。
采购订单批准。采购部门为每次购买发出采购订单。这样，采购人员实质上就是在支出之前批准所有支出，这可能会阻止一些支出的发生。由于此控制需要采购人员进行大量工作，因此他们很可能会要求员工在正式的采购申请表上索取物料。
完成一个 三路比赛。应付账款人员在授权付款之前将供应商发票与相关的采购订单和收据证明相匹配。这种方法取代了对单个发票批准的需求，因为批准是基于采购订单。这也比仅根据采购订单批准要好，因为它还会验证收货。但是，它也很慢，如果缺少文书工作，它可能会崩溃。
手动重复付款搜索。 计算机化的应付帐款系统会自动搜索重复的发票编号。在完全手动的会计系统中，这是更加困难的工作。在这种情况下，应付款业务员可以搜索供应商文件和未付款发票文件，以查看是否已经支付了刚从供应商处收到的发票。在许多情况下，收到的供应商发票的数量如此之大，以至于应付账款工作人员放弃了试图识别重复发票的任何尝试，而只是接受它偶尔会为此类项目付款。
数据输入控件
有多种方法可以确保将所有供应商发票都输入到应付帐款系统中，尽管这些控制方法的成功程度不同。这些控件是：
批准后记录。此控制迫使应付帐款人员在将每张发票输入系统之前验证每张发票的批准。
批准之前记录。由于收到的每张发票都立即记录在应付账款系统中，因此此控制方法在付款供应商方面比在获得付款授权方面更为优先。在已经使用采购订单授权采购的情况下，此控件最有效。
采用发票编号准则。应付账款数据输入领域中最大的问题可能是重复付款。这似乎没有问题，因为大多数公司使用会计软件来自动检测重复的发票并防止重复付款。但是，发票编号的记录方式可能会不一致。例如，您记录的发票编号0000078234带有前导零还是没有前导零？如果将同一张发票两次显示给应付款人员，并且一次记录为0000078234，下次记录为78234，则系统不会将其标记为重复发票。发票编号中的破折号也会引起同样的问题；发票编号1234-999可以记录为1234-999或1234999。
与财务报表中的预算匹配。如果将供应商发票错误地记入错误的部门，则仔细阅读财务报表的部门经理可能会发现所收取的金额与预算之间存在差异，从而使该问题引起会计部门的注意。
付款控制
下文所述的大部分控制措施均涉及支票付款，因为这仍然是主要的付款方式。这些控件是：
拆分支票打印和签名。一个人应该准备支票，另一人应该签名。这样，就可以对现金发行进行交叉检查。
将所有支票存放在锁定的位置。未使用的支票库存应始终存放在上锁的位置。否则，支票可能会被偷窃并被欺诈性地兑现并兑现。这意味着所有签名板或邮票也应存储在上锁的位置。
跟踪使用的支票号码的顺序。维护一个日志，其中列出了在检查运行期间使用的检查号范围。这对于确定存储中是否可能缺少任何检查很有用。此日志不应与存储的支票一起保存，因为有人可以在窃取支票的同时窃取日志。
需要手动检查签名。公司可以要求所有支票都必须签名。这实际上是一个相对较弱的控制，因为很少有支票签署人研究为什么要签发支票，并且很少质疑所支付的金额。如果公司选择使用签名板或邮票，那么拥有一个强大的采购订单系统就显得尤为重要。通过在应付款处理流程的早期发布采购订单，采购人员将成为事实上的发票批准人。
需要额外的支票签署人。如果支票金额超过一定金额，则需要第二个支票签名人。据称，这种控制使多个高级人员有机会停止付款。实际上，很可能只在不真正加强控制环境的情况下就将付款程序引入了另一步骤。
