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总分类帐包含每个记录的交易的摘要，而总日记帐包含大多数小批量交易的原始条目。发生会计交易时，首先将其记录在会计系统的日记帐中。可能有几种日记本，其目的是包含特殊类型的交易（例如现金收入，现金支出或销售）或所有其他类型的交易。这些其他交易记录在普通日记帐中。进入普通日记帐的示例包括资产出售，折旧，利息收入，利息支出以及公司向投资者出售的债券或股票。

因此，普通日记帐是某些事务的初始输入的统筹兼收的场所，这些事务的发生量不足以值得在专业日记帐中进行记录。这些交易按时间顺序记录，这使一般日记帐成为按日期研究会计交易的绝佳场所。

总分类账包含企业从事的每笔交易的帐户级别的摘要。此信息以汇总形式从汇总日记中的各种日记帐中获得。然后，将总账中的信息进一步汇总到试算表中，从中创建财务报表。

因此，普通日记帐是那些未存储在特定主题日记帐中的交易的最先记录的地方，而总帐则存储每个日记帐的摘要级别信息。这意味着总日记帐比总分类帐包含更多的详细会计信息，而总分类账又包含比财务报表更详细的信息。

自从计算机会计系统问世以来，期刊的使用量一直在下降。许多较小的会计软件系统将所有交易信息直接存储在总账中，从而消除了包括总日记帐在内的所有各种类型的日记帐。