清理供应商主文件
供应商主文件是有关公司供应商的大量信息的存储库，这些信息用于支付供应商发票和发出采购订单。当一家企业的供应商数量相对较少时，大量错误将逐渐蔓延到供应商主文件中。以下是一些清理文件的建议方法：
定期为每个供应商打印一份报告，其中显示了供应商主文件中正在使用的每个字段。在报告中扫描更重要的字段中缺少的信息，例如税码和纳税人识别号（TIN）。
打印供应商列表，按名称排序，然后查找表示存在重复记录的重复名称。确定要归档这些记录中的哪个，并将其标记为不再使用。
打印一份报告，显示过去两年中向供应商支付的款项。如果在该时间段内没有任何活动，则将相关的供应商主文件标记为已存档。
将最新供应商的记录的纳税人识别号与IRS网站上的TIN匹配程序进行比较，以验证记录的数字是否正确。更新任何不正确的信息。
