会计系统设计

会计系统设计

会计系统本质上是有关业务交易信息的数据库。数据库的主要用途是作为信息源，因此需要以一种经济有效的方式设计会计系统，以提供所需的信息。会计系统设计的关键因素如下：

单次或两次入境。一家很小的企业仅通过在支票簿中记录现金收入和付款即可开展业务。这被称为一次录入系统，仅当企业所有者对了解企业所拥有的资产和负债的数量没有兴趣时才足够。单一进入系统非常简单，但是足够了。双重录入系统旨在不仅记录销售和费用，还记录资产，负债和股东权益，因此可提供更多信息。双重录入系统需要更多记录交易的技能，并且被所有较大的组织使用。
现金或应计制。会计的现金基础仅记录交易的现金收received或支出，而权责发生制则记录应确认交易的时间，而与现金变化无关。权责发生制必须符合任何会计框架，例如公认会计原则或国际财务报告准则。如果您预计将来需要审计后的财务报表，请使用权责发生制。
帐号代码结构。帐户代码结构是为存储信息的每个帐户指定的数字或字母数字名称。较长的帐户代码，例如具有七个或更多数字的帐户代码，可以保留大量特定的记录。但是，这还需要进行更多的维护工作，并且存在将信息错误地编码到错误帐户中的较高风险。因此，通常最好使帐户代码结构的复杂性（即长度）最小。较小的组织可能会发现，只有三位数的帐户代码结构足以记录信息，而大型的多部门实体可能需要相当复杂的代码结构。
使用的帐户。您必须决定要创建哪些帐户。至少（对于双录入应计系统）您将需要现金帐户，应收帐款，库存，固定资产，应付帐款，应计负债，权益，收入，已售商品成本和管理费用。但是，即使是规模较小的企业，也需要数倍于此数量的帐户，才能充分跟踪其运营情况。特别是，可能有必要维护许多不同的费用帐户，以便更仔细地检查费用。
分区代表。较大的企业可以采用一组标准帐户，并为其每个子公司复制它们。对于单个产品线或设施，这也可能是必需的。当企业运行基于活动的成本核算系统时，这种细粒度的细节尤其常见。
报告书。必须将存储在会计系统中的信息汇总到一个报告系统中，该报告系统要么用于显示财务结果和业务状况，要么用于提供更具体的财务结果报告。尽管企业可能有特殊需求，需要定制设计的报告，但其中许多报告都预先打包有会计软件包。
程序。除非有一套向用户显示如何操作该系统的程序，否则会计系统将无法运行。通常会详细记录这些程序中较常见的程序，并通过正式培训课程将这些程序传授给员工。
控制项。需要许多会计控制以确保会计系统以预期的方式运行。这些控制措施将针对公司，并且可能要求公司的审计师或外部顾问参与，以确保所安装的控制措施适合企业的运营。