在线采购目录

当员工想要购买东西时,传统的方法是填写购买申请表并将其发送给采购部门。采购人员调查在哪里可以以最低的价格获得所请求的项目,然后向选定的客户下达采购订单。供应商交付货物并开具发票后,公司的应付账款人员必须将发票与初始采购订单和收据证据相匹配,然后发出付款。此过程非常繁琐,可以通过使用电子采购目录来避免。

当授予员工访问在线采购目录的权限时,他们可以查看由采购人员事先审查和批准的标准化产品列表,并通过系统下订单。然后,系统创建一个电子采购订单,并将其与预先批准的一揽子采购授权一起转发给指定的供应商。一旦供应商将所请求的货物转发给公司,接收人员就会在工作站上调用该订单,并检查已完成的订购商品。然后,系统标记应付账款人员向供应商付款。

通过使用在线购买目录,可以实现以下好处:

  • 文书工作。内部用于请求,订购和付款的所有单据都将被消除。
  • 集中采购。大多数采购都集中到少数预先选择的供应商,这意味着该公司可能有资格享受批量折扣。

但是,可能需要一些系统编程来设置在线购买,并且应提前设置一揽子购买订单,这对于较小的公司而言,这是一种成本效益较低的解决方案。而且,它最适合偶然购买,而不是原材料的购买,这可能需要更详细的材料管理系统。