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在没有计算机系统的情况下识别过期库存的最简单方法是在完成年度实际盘点后，将所有库存项目上的实际库存盘点标签保留下来。贴在下一年使用的所有物品上的标签在使用时将被丢弃，仅剩下最旧的未使用物品在年底之前仍被贴上标签。然后，您可以浏览仓库以查看是否应为其创建过时的储备金。但是，标签可能会掉落或从库存物品上剥落，尤其是在附近的垃圾箱中有大量流量的情况下。尽管额外的录音将减少此问题，但随着时间的流逝，很可能会发生一些标签丢失。

即使是最基本的计算机库存跟踪系统，也可能会记录从生产或销售的仓库中删除特定零件号的最后日期。如果是这样，使用报告编写器提取和排序此信息就很容易了，从而产生一个报告，其中列出了所有库存，从具有最早“最后使用”日期的产品开始。通过对最先使用的最早的日期进行排序来对报告进行排序，您可以轻松得出需要进一步调查潜在过时项目的排序列表。但是，这种方法不能提供足够的证据证明不再使用某个项目，因为它可能是某个项目的重要组成部分，而该项目在一段时间内尚未计划生产，或者是需求量很小的服务部分。

“上次使用”报告的高级版本将库存的总提货量与手头的存货量进行比较，这本身可能是进行过时审核的足够信息。它还列出了计划的使用情况，该使用情况要求物料需求计划系统提供信息，并通知您任何即将出现的使用需求。还列出了每个项目的扩展成本，以使报表用户对某个项目被声明为过时可能发生的冲销有所了解。

如果计算机系统包含物料清单，则很有可能还会生成“已使用”报告，列出所有使用了清单项目的物料清单。如果报告中没有项目的“使用位置”列出，则很可能不再需要零件。如果将物料清单从计算机系统中移除或在产品退出市场后立即停用，则此报告最有效；这更清楚地揭示了那些不再需要的库存项目。

确定零件是否过时的另一种方法是查看工程变更单。这些文件显示了那些被不同零件替换的零件，以及计划进行转换的时间。然后，您可以搜索库存数据库以查看仍有多少待更换的零件库存，然后可以对它们进行总计，从而得出手头过时库存量的另一种变化。

最终的信息来源是前一时期过时的库存报告。会计人员应跟踪这些项目，并将没有处置活动的项目通知管理层。

为了使任何这些审查系统都能正常工作，有必要制定政策和程序以及正在进行的预定审查日期。这样一来，过时审查很可能会成为公司活动的常规部分。尤其要考虑董事会授权的政策，至少每季度进行一次过时审核，这使管理层有机会在物品陈旧到无法以合理价格处置之前找到它们。董事会的另一项政策应规定，管理层将积极寻找和处置质量水平不合格的在制品或制成品。通过这样做，首先防止了货物被存储在仓库中。

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