保留期是指某些记录必须销毁前必须保留的年数。该期限可能是法律规定的期限，也可能是基于其他原因（例如法律责任，客户服务或出于财务报告目的）设置的。一旦文档的保留期到期，通常会有一个标准过程来验证该文档确实可以被销毁，这为管理层提供了最后一次将文档转移到长期存储中的机会。如果不采用此选项，则文档将被销毁。
某些具有特殊历史或法律价值的文件不会被销毁；即，未指定保留期限。这些文件通常保存在单独的永久存储位置。
