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委托书中包含有关发行人的资料，投资者需要做出有关股东投票的知情决定。上市公司必须发行此股票。每家上市公司的要求是每年至少召开一次股东大会。如果公司需要股东批准更多项目，例如更改公司章程或增加董事人数，则可能需要召开其他会议。这些会议的情况受公司成立所在州法律的约束。例如，州法律可能会要求在会计年度结束后的几天内召开会议。

代理征求

在召开股东大会之前，公司必须向有投票权的股东发出委托书。该邀请包含有关公司的信息，并且还记录了所有需要股东投票的项目。委托书的确切内容受美国证券交易委员会（SEC）第14a-3条的约束。该规则定义了要包括在请求中的多种信息类型，包括：

• 有关在何时何地举行会议的信息
• 股东必须将其提案纳入邀请书的日期
• 撤销代理的方法（如果允许）
• 对异议者的任何评估权
• 公司董事和高级管理人员在表决项目中可能拥有的任何利益
• 尚未发行的有表决权的证券和谁拥有的汇总
• 用于确定哪些股东可以投票的记录日期
• 董事与公司之间的任何关系
• 支付给高级管理人员和董事的报酬
• 支付给公司的审计师进行审计和其他服务的金额
• 对将要投票表决的任何福利，奖金，退休金或类似计划的描述
• 对将被授权发行的任何证券的描述
• 公司计划出售或收购的任何财产的说明
• 对公司公司章程的任何拟议变更的说明
• 年度报告或10-K表格（如果邀请用于年度会议）

前述所有信息均与代理卡一起发给股东。股东可以使用该卡来投票赞成或反对公司建议，或者弃权。

SEC批准代理

如果邀请包括就选举董事或批准审计员以外的议题进行表决，则必须首先获得SEC的批准。如果SEC在计划对邀请书发表评论的10天内没有做出回应，则该公司可以将其发行给股东。否则，SEC将在30天内发表评论。

适用的代理日期

代理请求的基本要素是一组日期，这些日期是：

• 记录日期。公司确定哪些股东有资格在股东大会上投票的日期。通常不超过会议日期的60天。
• 邮寄日期。代理材料邮寄的日期。
• 会议日期。股东会议的日期。通常，这受州法律的限制，必须在邮寄日期后至少10天。间隔通常会延长几个星期，以使股东有时间提交其代理卡。

投票统计

完整的代理卡通常由公司的股票转让代理记帐，尽管其他各方或公司本身也可以这样做。股票转移代理是一个不错的选择，因为该实体具有适当的程序来记录和汇总代理卡上​​的信息。然后将这些信息汇总并提交给股东会议。会议纪要中也包含摘要。