工资核发程序

工资单的处理可能会在多个地方产生错误,这需要详细的处理流程,该流程还包含多个控件。此过程可用于确保重复地一致地处理工资单。实际的流程可能与下面所述的步骤有所不同,因为与使用人工,计算机化或外包的工资核算处理解决方案可能存在差异。该程序最可能的版本,包括职责和基本控制,如下所示:

  1. 更新员工主文件。工资单业务员会收到有关影响工资单处理的员工信息变更的通知,例如预扣税免税额和工资率变更。使用这些更改来更新薪资软件中的员工主文件。

  2. 设定付款期限。验证是否为正确的工资期设置了工资核算模块。

  3. 输入工作时间。在薪资系统中输入每个员工的正常工作时间和加班时间。如果公司手动计算工资单,则不需要此步骤和下一步。如果公司使用计算机时钟来收集其计时信息,则该信息可以直接移植到工资软件中。

  4. 输入手动付款。输入尚未记录在薪资系统中的任何手动薪水的金额。这些可能是以前期间的工资调整,也可能是与最初雇用或解雇雇员有关的付款。

  5. 计算解雇费。手动计算应付给所有离开公司的员工的金额,包括未使用的休假时间和遣散费。这通常只涉及那些自愿离开公司的员工,因为强行解雇要求通常在正常工资核算处理期间之外的近乎即时的付款。

  6. 改变扣除额。输入从员工工资中扣除的标准扣除额的任何变化,例如医疗保险,服装和慈善捐款。

  7. 计算薪水。让软件处理该期间的所有付款计算。如果公司手动计算工资,则使用联邦和州政府提供的税表确定适当的预扣税额。

  8. 审查报告。如果薪资计算是外包的或使用薪资软件,请打印以下报告并检查基础交易中是否有错误。再次处理工资单,直到这些问题已得到纠正。

    • 负扣报告(可以指示数据输入错误或欺诈)

    • 负税报告(可以指示数据输入错误或欺诈)

    • 初步薪资登记册(用于查找错误的关键文档)

    • 已付工资的排序列表(着重于过高或过低的工资金额以发现可能不正确的工作时间或工资率)

    • 部门工资支出趋势线(可以指示工资记入了错误的部门)

  9. 发行付款。一旦报告分析表明没有进一步的错误,请处理向员工的付款。

  10. 问题管理报告(可选)。向管理层发布与刚刚完成的工资单相关的工资单报告。此类报告的示例包括员工加班的趋势线和部门的薪酬费用趋势线。

  11. 资料备份。薪资完成后,请备份与之相关的数据。如果工资核算处理是外包的,则由供应商处理。如果使用内部软件,请存档数据。如果使用手动系统,则将薪资册存放在上锁的存储器中。

  12. 锁定期间。在薪资模块中将薪资期锁定为刚刚完成的时间,以防止未经授权的更改。这与步骤2基本相同;通过锁定支付期,我们将转移到下一个支付期。

  13. 存款税。存放工资税并核实其向政府的转移。如果公司已将其工资核算处理外包,则此步骤由供应商处理。

  14. 储存考勤卡。将薪水表归档到薪资部门附近。员工很有可能会质疑自己的薪水,在这种情况下,应该可以轻松访问最新的时间卡以进行审核。一两个月后,可以将时间卡转移到长期存储中。

  15. 调查错误。如果存在薪资处理问题,请放心,员工会找到他们!调查遇到的所有事务错误,并启动更改以减轻其继续发生的可能性。这可能涉及更改程序或施加新的控制措施。