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源文档是包含业务交易详细信息的原始文档。源文档捕获有关交易的关键信息，例如所涉各方的名称，所支付的金额（如果有），日期和交易的实质。原始单据经常用唯一的编号标识，以便可以在会计系统中进行区分。对文件进行预编号特别有用，因为它允许公司调查是否缺少任何文件。

将原始单据中的信息记录在会计系统中后，将对原始单据进行索引以便于访问和存档。过去一年内生成的文档通常在现场存储，而较旧的文档则存储在价格较低的异地存储设施中。

原始文档对审计师至关重要，他们将其用作已记录交易实际发生的证据。公司在与业务合作伙伴打交道时（通常在付款方面）也可以使用原始单据作为证据。原始文档的示例包括：

• 取消支票

• 贷项凭证

• 存款单

• 费用报表

• 发票

• 物料申请表

• 采购订单

• 考勤卡

• 销售收据

出于证据目的，通常可以接受源文档的电子图像，尽管在某些情况下仍可能需要纸质文档。

通常有必要将原始文档保留几年。国税局规定与工资单相关的某些类型文档的保留间隔。如果对文件的保留期限有任何疑问，请咨询知识渊博的律师。